Pilvipalvelut
Tutustu artikkelisarjan ensimmäiseen osaan: https://www.oomc.fi/2022/03/tiedostojen-jakamisen-ratkaisuja/
Pilvipalvelut ovat tulleet osaksi omien ja muiden omistamien älylaitteiden keskinäisen tiedonsiirron, varmuuskopioinnin ja muun tiedon säilönnän ratkaisuja. Musiikin etätuottamisessa täytyy joskus päästä käsiksi samaan tiedostoon eri puolilta maapalloa, vertailla eri tiedostoja keskenään ja joskus jopa yhteis- ja yhtäaikaiskäyttää erinäisiä tiedostoja. Pilvet mahdollistavat tätä toimintaa kukin tyylillään, mutta yleensä ottaen samoista lähtökohdista.
Artikkelissa vertailuun päätyivät suuret neljä: Dropbox, Google Drive, iCloud Drive ja Microsoft OneDrive. Kaikista näistä löytyy ilmaisversio, ja kaikki pyrkivät nykyään näyttäytymään kiintolevyn jatkeena. Siispä tarkastellaan toimintoja hieman lähempää. Jokainen palvelu tuntuu kasaavan lisätoimintoja ympärilleen ajan myötä, tämä näkyy varsinkin erilaisina sopimusvaihtoehtoina ja sen myötä erilaisten yhteyskattausten kirjona.
Pilvee, pilvee, pilvee…
Tässä eriteltyjen pilvipalvelujen toimintaperiaatteet ovat lähellä toisiaan: kaikki toimivat niin selainpohjaisesti kuin erillisapplikaation kautta, kaikissa voi jakaa tiedostoja ja kansioita ihmisten kanssa, vaikkei vastaanottajalla olisikaan kyseiseen palveluun tunnuksia, ja jakaminen tapahtuu lataus- tai kansiolinkin kautta.
Pilvipalvelujen varmuuskopiointiin liittyvä filosofia ei kuulu tämän artikkelin aihepiiriin. Niissä vaikuttaa olevan jonkinasteisia eroja, liittyen niin tiedostojen hierarkiaan ja sen myötä palvelun olettamaan varmuuskopioinnin tarpeeseen kuin laitteiden sisältöjen synkronoinnin tuomaan jopa valheelliseen turvallisuuden tunteeseen. Muita käyttäjäkokemuksia mm. iCloudista voitte katsella Mac-foorumeilta. Nämä yksityiskohdat tässä vaiheessa ohitetaan. Tietoa on kerätty yksityiskäyttäjää kiinnostavien yksityiskohtien osalta, sen sijaan yrityskäyttöön tarjottavat monimutkaisemmat paketit jäivät taulukon ulkopuolelle.
| Palvelu | Dropbox | Google Drive | iCloud Drive | Microsoft OneDrive |
|---|---|---|---|---|
| Hinnasto | Dropbox Basic on ilmainen, Plus 9,99 €/kk, Family 16,99 €/kk, Professional 16,58 €/kk. | Basic 1,99 €/kk tai 19,99 €/v, Standard 2,99 €/kk tai 29,99 €/v, Premium 9,99 €/kk tai 99,99 €/v. Google One -tilauspalvelulla voit ostaa lisää tilaa. | Euroalueen hinnasto: 50 Gt 0,99 €/kk, 200 Gt 2,99 €/kk, 2 Tt 9,99 €/kk | OneDrive Basic ilmainen, OneDrive Standalone 2 €/kk, Microsoft 365 Personal 69 €/v, Microsoft Business Basic 4,20 €/käyttäjä/kk, Microsoft 365 Family 99 €/v |
| Tilan määrät | Basic 2 Gt, Plus 2 Tb, Family maks. kuuden jäsenen keskuuteen jaettavaksi 2 Tt, Professional 3 Tt. | Ilmaisversio 15 Gt, Basic 100 Gt, Standard 200 Gt, Premium 2 Tt. | Ilmaisversio 5Gt, iCloud+ joko 50Gt, 200Gt tai 2Tt, kaikki jaettavissa enintään viiden perheenjäsenen kanssa. | Tavallisimmat sopimukset: OneDrive Basic 5 Gt, OneDrive Standalone 100Gt, Microsoft 365 Personal: 1T, Microsoft Business Basic 1T, Microsoft 365 Family 1T |
| Tiedoston maksimikoko | Dropbox Basic 100 Mt, Plus 2 Gt, Family 2 Gt, Professional 100 Gt. | Google Drivessä 5 Tt, muilla Googlealustoilla omat sääntönsä. Lisätietoja mm. https://awsmtips.com/file-size-limit-on-google-drive/ | Yksittäisen tiedoston maksimikoko 50 Gt. | Tallennettavan tiedoston maksimikoko applikaation kautta 250 Gt, muuta reittiä vaihtelevasti vähemmän (koulu- ja työpaikkasopimuksella 15 Gt). Jaettavan tiedoston maksimikoko 10 Gt |
| Tuetut laitteet ja käyttö- järjestelmät | Windows, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android | Windows, Mac, iPhone, iPad, Android. Selainversion pitäisi toimia kaikissa selaimissa. Desktop-versio vaatii Windows 10 tai uudemman, Macille OS X 10.11 El Capitan ja siitä ylöspäin. Linux-käyttö erillisohjelman kautta, lisätietoja https://www.ubuntupit.com/best-google-drive-linux-client-software/ | Mac OS X Yosemite tai myöhempi, iPhone, iPad tai iPod Touch iOS 9.2, Mac tai PC erillisohjelman ohella selaimen kautta, Android-laitteet vain selaimen kautta. | Windows, Android, iOS, iPadOS. Toimii myös Macilla OneDrive for Mac -applikaation kautta. Näiden lisäksi myös mm. Linuxilla voidaan käyttää selaimen kautta, mutta ei työpöytätyyppisesti. |
| Muita huomioita | File Request -palvelu käytössäsi. | Google Workspacessa eri hinnat ja eri edut. Yhteensopivien tiedostojen kääntäminen Google Docs -pohjaisiksi tiedostoiksi säästää tilaa, Google Drive ei laske niitä kiintiöösi. | Vaatii Apple ID:n, jolla kirjaudutaan sisään. | Windowsien 7, 8, ja 8.1 tuki alkaa huonontua keväällä 2022, päivityksiä ei saa 10.1 2023 jälkeen. |
Kaikki samanlaisia, kaikki eriarvoisia
Dropboxin applikaatioversio tallentaa tiedostot pilven lisäksi kaikille laitteille joihin olet asentanut erillis-Dropboxin. Dropbox Transfer lähettää tiedostosta latauslinkin, jota voi jakaa eteenpäin. Linkin sisältö ei tule osaksi vastaanottajan Dropboxia, eikä sen vastaanottamiseen vaadita Dropbox-tiliä. Sama periaate on käytössä niin Google Drivessä kuin Microsoft OneDrivessä. Dropbpxin File Request -toiminto on mielenkiintoinen lisä, ja se vaikuttaa hyvältä tavalta näpäyttää unohtelevampia yhteistyökumppaneita. Samainen toiminto on käytössä OneDrivellä, mutta vain osassa liittymistä, viimeisimmän tiedon mukaan ei mm. OneDrive for Home -liittymässä eikä SharePointin puolella.
Dropboxissa, aivan kuten iCloudissa ja OneDrivessäkin, on tiedostojen synkronointimahdollisuus eri laitteiden välillä. Jos tällä toiminnolla on edistävä vaikutus musiikin tuottamiseen, esimerkiksi äänityshuoneella tapahtuvien raitojen siirtymisessä eri tietokoneelle, on tästä täten syystäkin mainittu. Synkronoinnissa täytyy muistaa, että poistaessasi asian yhdeltä laitteelta poistat sen muiltakin.
Alustojen mukanaan tuomat edut ja oheistuotteet vaihtelevat. Microsoft OneDrive on vahvasti kytköksissä Microsoftin tuoteperheen ja Teamsin kanssa. Windows-käyttöjärjestelmän omistaja saa kättelyssä 5 gigatavua pilvitilaa ilmaiseksi, sen ylimenevästä määrästä pitää maksaa.
Ilmainen Google Drive -tili tulee aluksi ylelliseltä tuntuvan viidentoista gigatavun tilansa kanssa Gmail-osoitteen kylkiäisenä, mutta samat 15 gigaa jakautuvat Google Driven, Google Photosin, Google Docsin, Gmailin ja sen sellaisten kesken. Toki on hyvä muistaa, että muiden kanssasi jakamat tiedostot eivät vie sinun tilaasi. Vielä nopeammin kesken loppuvat kuitenkin OneDriven 5 ja Dropboxin 2 gigaa.
Sivuhuomiona tiedostojen latauksesta pilveen: OneDrive ei tunnu tykkäävän, jos siirrettäviä tiedostoja on erityisen paljon. Suorittaessani erään kiintolevyn varmuuskopiointia kaatui OneDrive usean kerran. Tiedostot olivat pieniä ja niitä oli yli 27 000. En keksi muuta syytä sakkaamiselle kuin tiedostojen määrän niiden ollessa pieniä. Seurasin tilannetta tehtävienhallinnasta/Activity Monitorista siirtonopeuden käydessä pitkiä aikoja nollassa ja siirtotilanteen yksinkertaisesti pysähtyessä, huipentuen ”Oh Snap!” -virheilmoitukseen. Nettiyhteyden nopeudesta ei pitäisi olla kyse, ja tietokone, jolla tilannetta testasin, oli vielä ainakin mielestäni voimansa tunnossa. Yksittäiset isot tiedostot kylläkin tuntuvat liikkuvan sutjakkaasti, eikä tätä ilmiötä niiden kohdalla sattunut.
Suurien tiedostomäärien siirtoon suositeltiin maksullisia erillisapplikaatioita, mutta näin musapuolella yksittäinen projektisessio liikahtanee sujuvasti, mikäli nettiyhteys antaa myöten, ja ääni- ja projektitiedostot ovat yleensä onneksi vähintäänkin usean megatavun kokoisia. Siispä jätän muiden alustojen tutkimisen tältä osin tähän, pienien tiedostojen siirto-ohjelmat jääkööt datanhamstraajien huoleksi.
In-house vai outhouse?
Tiedostojen lataaminen koneelle pilvestä on peruskäyttöä. Tiedostojen tarkastelu esikatselumielessä ilman erillistä lataamista on hieman jännempää. Tiedostojen muokkaaminen niitä koneelle lataamatta, ilman että tarvitsee ladata tiedosto takaisin pilveen muokkausten tekemisen jälkeen, on vielä jännempää. Asioiden tekemisen kuninkuuslaji tässä kontekstissa olisi tiedostojen yhtäaikainen käyttö pilvessä oltaessa. Kuten aiemmin mainittiin, Microsoft OneDrivessä on mahdollista muokata yhtä aikaa Office-tuoteperheen tukemia tiedostoja, aivan kuten Google Docsissakin. Allekirjoittanut on istunut useammissa levyntekoon liittyvissä palavereissa, joissa käytetään vastaavia alustoja ideoinnin välineenä, ehkä etätuotanto hyötyy siis moisista sinänsä musiikintekoon suoranaisesti liittymättömistä palveluista.
Versionpalautus
Tiedostoa työstettäessä kimpassa etänä voi joskus käydä tallentaessa hassusti. Ns. versionpalautuksesta on pieniä alustakohtaisia toimintaperiaate-eroja, mutta peruskäyttäjä voi lähtökohtaisesti oman varovaisuutensa ja varmuuskopioinnin ohella huokaista helpotuksesta, jos työstettävän tiedoston uusimmassa versiossa vahingossa lähtisikin tärkeitä asioita bittiavaruuteen. Alle kokosin pintapuolisia testituloksia aiheesta, sekä käyttäjäkokemuksia internetistä. Mainittakoon, että pääpaino testauksessa on tavarasta, jota kukin tahollaan työstää omalla koneellaan, erotukseksi esim. Wordin nettiversiolla yhteiskäytettävistä tiedostoista silloin, kun pilvipalvelu moisen mahdollistaa.
On syytä muistaa, että tilanne, missä esimerkiksi projektitiedostoa palloteltaisiin eri versioina mutta samalla tiedostonnimellä (ilman esim. ”välimiksaus 1.2”) on epätodennäköinen. Jos näin halutaan toimia, niin hyvä on.
Mutta: versiohistoriassa lymyävät vanhemmat versiot vievät saman verran tilaa kuin mitä viralliset erillistiedostot.
Ainakin OneDrive ja Google Drive ilmoittavat jokaisen version vievän oman kokonsa edestä säilytystilaa, mikä voi suuria tiedostoja pyöriteltäessä käydä vaikeaksi. Olisi outoa jos muissa palveluissa olisi toisin, tällöin olisi yhtiöiden ansaintalogiikka murrettu perustavanlaatuisella tasolla. Toisin sanoen, tilankäytöllisesti ei käyttäjä pääse yhtään sen vähemmällä ylläpitäessä yhden tiedoston eri versioita, ja versiohistorioiden hallinta voi tulla samalla osaksi oman kokonaistilan hallintaa, riippuen henkilö- ja yhteistyökumppanuuskohtaisista toimintatavoista.
Versionpalautukseen turvauduttaessa on palvelun tunnistettava käsillä oleva tiedosto samaksi kuin edellinen, mutta vain eri versioksi. Tällöin esimerkiksi formaatin vaihtaminen lennosta tai tiedostonnimen vaihtaminen eivät tule kysymykseen. Palveluiden versiohistoriahallinnassa on jonkin verran eroja riippuen siitä, ollaanko erillisapplikaatiolla vai selainpohjaisesti liikenteessä. Alla on esimerkkejä molemmista tilanteista.
Dropboxissa versionpalautus tiedostosta onnistuu 30 päivän ajan, saman ajan minkä poistettu tiedosto viettää roskakorissa. Testasin versionpalautusta sekä Dropboxin sisällä Wordin etäversiolla tiedostoa muokaten että ihan ulkokautta korvatulla tiedostolla, ei ohjelman sisällä tallentaen. Kone ei edes yrittänyt hälyttää, kun vanha tiedosto korvautui uudella, ja haistoi sen vanhan tiedoston uudeksi versioksi. Pidin tiedostonnimen ja -tyypin täysin samana, Dropbox tällöin korvasi vanhan tiedoston uudella, vaikka kyseinen tiedosto tavallaan liimattiin vanhan päälle. Testasin sekä Word- että kuvatiedostolla, joihin tein pieniä muutoksia. Versionpalautus toimi moitteetta maksuttomalla Dropboxillani, mutta kansionpalautus ei ilmaisversiossa onnistu. Yritys mainostaa moiseen Dropbox Rewindia, osana maksullisia versioita.
Tuplaklikatessani Word-tiedostoa ollessani iCloud Drivessäni selaimen kautta, ei tiedosto halunnut aueta uuteen ikkunaan, vaan se latautui koneelle ja aukesi vasta sitten. Vika saattoi olla joko työkoneeni turvallisuusasetuksissa, tai sitten en muuten vaan osannut, sillä luulin iCloud Driven kommunikoivan Microsoft Wordin kanssa selaimen sisällä. Tosin Apple suosittelee Pages-ohjelmaansa online-tekstinkäsittelyyn, mutta silloin voi joutua tiedostotyyppirumbaan, jolloin tiedoston mm. ulkoasu voi muuttua lennosta. iPad-käyttäjiä neuvotaan, että ”When you open a document saved in iCloud Drive, it’s automatically downloaded to your device.” (lähde: https://support.apple.com/en-gb/guide/pages-ipad/tancdeedb11c/ipados).
Toisin kuin OneDrivessä, siirtäessä uutta samannimistä tiedostoa iCloud Driveen (tässä tapauksessa juurihakemistoon), ei vanha tiedosto korvautunut, vaan uuden tiedoston nimen perään tuli numero. Käyhän se näinkin.
Avattaessa drivessä olevia tiedostoja Word-ohjelman kautta on touhu sinänsä mutkatonta, mitä nyt tiedoston nimen vieressä luki ”Saved to my Mac”, mikä ei työstämisen aikana välimuistissa lojumista lukuun ottamatta pitäisi pitää paikkaansa. Olinhan poistanut tiedoston alkuperäisestä sijainnistaan kiintolevyllä. Sen sijaan muokattuani testitiedostoa Wordin kautta en päässyt versiohistoriaan käsiksi sieltä mistä luulin. Hetken pähkäiltyäni avasin saman tiedoston Pages-ohjelman kautta ja siellä tallennettuani tiedostosta uuden version kertaalleen aukesi sentään Browse All Versions -valikko. En kuitenkaan päässyt Wordilla työstetyn materiaalin aikaisempiin versioihin käsiksi. Ehkä tämä on Applen tapa merkata reviirinsä, eikä siitä sen enempää.
Versiohistoriaan ei pääse täältä käsiksi .doc-tiedostossa iCloud Drivessä. 
iCloud Drivessä versionpalautus (Revert to) näyttää toimivan yksittäisen koneen ja sen iCloud Driven välillä normaalisti, mutta tiedostoversioiden määrän kasvaessa ja tiedostoja iCloudin kautta synkronoitaessa tilanne voi mutkistua (lähde: https://eclecticlight.co/2018/10/06/document-versions-are-now-preserved-by-icloud-unreliably/, artikkeli on hieman vanha eli tilanne on voinut muuttua), mutta tiedostojen synkronoituminen eri laitteiden välillä ei edelleenkään kuulu tämän artikkelin aiheeseen.
OneDrive mainostaa muistavansa 25 edellistä versiota tiedostosta kuin tiedostosta. Business-liittymissä tämä määrä on suurempi, mutta lähdetään ajatuksesta, ettei peruskäyttäjällä ole pääsyä moiseen. Myöskin mm. sivulta https://support.microsoft.com/en-us/office/how-versioning-works-in-lists-and-libraries-0f6cd105-974f-44a4-aadb-43ac5bdfd247 on löydettävissä lisätietoa Minor and Major Versions -jaottelusta, jota voidaan tulkita siten, että pienet muutokset näkyisivät kokonaislukua pienempinä versionumeroina, ja niille olisi enemmän tilaa. Ehkä tässä vaiheessa on helpompi tuijottaa kokonaislukua versionumeroista ja toimia turvallisesti.
Toiminta ainakin työnantajani OneDrive-diilin puitteissa nettiselaimen kautta tuntuu jouhevalta. Versiohistoria löytyy selainpohjaisessa Word-tekstinkäsittelynäkymässä tiedoston nimen viereisestä alasvetovalikosta, eikä toiminnasta löydy äkkiseltään puutteita. Näin kuitenkin siis Word-tiedoston kanssa, jotka toki Office 365 -lisenssin käyttäjille eivät tuota ongelmia. Testatessani kala.png -kuvatiedoston kahdella eri versiolla alkoi OneDrive kysellä saman nimisistä tiedostoista, jotta korvataanko vanha vai säilytetäänkö molemmat. Microsoft mainostaa, että versiohistoria näkyy tiedostossa kuin tiedostossa riippumatta siitä, aukeaako kyseinen tiedosto Office-paketin ohjelmilla vai ei (lähde: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2017/07/19/expanding-onedrive-version-history-support-file-types/).
Heittäydyin hurjaksi ja testasin versiohistorian yli kolmegigaisella videotiedostolla, jonka korvasin toisella samannimisellä mutta eri sisältöisellä. Sama rituaali toistui, eikä versiohistoriaa haitannut niin tiedostokoko, tai se, että kyseessä oli täysin eri tiedosto. Täytyy kuitenkin muistaa, että nyt tilaani on syöty molempien tiedostojen edestä.
OneDrivessä tiedostojen palautus voi tapahtua myös applikaation kautta työpöydällä, olettaen että OneDriveen ollaan koneelta käsin kirjauduttu, eli synkronointi on päällä. Lisätietoja sivulla https://support.microsoft.com/fi-fi/office/onedriveen-tallennetun-tiedoston-aiemman-version-palauttaminen-159cad6d-d76e-4981-88ef-de6e96c93893. Itselläni ei ole varmuuskopiointitoimintoja päällä, riitti että käynnistää OneDriven (pilvi-ikoni näkyy jossain päin käyttöjärjestelmää) ja klikkaa OneDrivessä olevaa tiedostoa hiiren toisella painikkeella. Tällöin versiohistoria rävähtää näkyville aivan kuten oltaessa selaimella liikenteessä.
Google Drive avasi Word-tiedoston Google Docs -alustalla selaimen sisässä. Versiohistorianäkymä näytti aluksi piilottaneen alkuperäisversion, kunnes tajusin klikata päivämäärän viereistä nuolipainiketta, joka näytti tekemäni muokkaukset. Google Drive tallentaa tiedostoa lennosta ja tiuhaan, jokainen pienikin muokkaus tuntuu kirjautuvan versiona. Mainoksen mukaan muutokset säilyvät sadan viimeisimmän muutoksen (= version) päähän, 30 päivän ajan. Periaatteessa yhteiskäyttötiedostolla voi sadan muutoksen lista tulla äkkiä täyteen, siinä missä 30 päivää jonkun ikuisuusprojektimiksauksen kanssa voi olla lyhyt aika. Jälkimmäiseen on lääke nimeltä Keep Forever, joka tosin syö enemmän pilvitilaa. Lisätietoja Keep Forever -toiminnosta osoitteessa https://support.google.com/drive/answer/2409045?hl=en.
Testatessani kuvatiedostolla kysyi Google Drive aivan kuten OneDrivekin: lisätäänkö uusi vai korvataanko vanha. Tiedosto jopa näkyi latausikkunassa selitteellä Versio 2.
Asennettaessa Google Drive -applikaatio voidaan versiohistoriaan päästä käsiksi myös käyttöjärjestelmän valikon kautta. Lisätietoja osoitteessa https://support.google.com/a/users/answer/9308986?hl=en. Allekirjoittanut on kuitenkin niin tottunut Google Driven selainpohjaiseen ulkoasuun, etten kokenut tarpeelliseksi lähteä asentamaan jälleen yhtä sivupalkkimerkkiä päästäkseni tekemään asian minkä voi tehdä selaimellakin.
Johtopäätökset
On mahdotonta sanoa mitään tyhjentävää siitä, mihin tiettyyn pilvipalveluun käyttäjän kannattaa sijoittaa. Alustasta riippumatta tuntuu varmuuskopioinnin muistaminen ja terve järki olevan valttia, ja niin kauan kun toiminta palvelee musiikin etätuottamista on kysymys muutaman euron lisäksi lähinnä makuasioista. Pilvipalveluissa käyttöliittymät muistuttavat tänä päivänä monelta osin toisiaan, mutta jos käyttäjälle on muodostunut syystä tai toisesta henkilökohtaisia mieltymyksen kohteita, niin miksi ei voitaisi mennä niillä? Mahdolliset alustakohtaiset eroavaisuudet tuntuvat korostuvan mentäessä peruskäyttä(yty)misen ulkopuolelle, mutta toimittaessa yhteisillä pelisäännöillä ei ongelmia pitäisi tulla, niin kauan kuin tilaa riittää, versionumeroinnin politiikasta on yhteiset pelisäännöt, ja tiedostoja ei esim. lähdetä jakamaan ympäriinsä.
Tässä katselmuksessa jälleen kerran raapaistiin tiedostojen yhteiskäyttömahdollisuuksia. On olemassa alustoja, joissa musiikkispesifimpien tiedostojen yhtäaikainen muokkaaminen pitäisi olla mahdollista. Niistä kuitenkin myöhemmin.
